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【原创】四个要点,解决工作计划无法如期完成的困扰

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浏览:- 发布日期:2021-05-31 09:26:32【


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“我们公司的新产品,常常比计划要问世的时间慢了很多”,

“研发技术部门的人,从来不把新品开发计划做好,进度落后也不反省”,

“由于项目组的成员都不重视,等每个新品开发项目真正做完,进度已经严重超期了”,

……

研发技术的人员,对这个现象似乎也抱着消极的态度,他们被追问时总是说:“有什么办法呢?我们也很卖力呀,要做的事情实在太多了,人手也不够。”

 

上述的这种情况,在很多公司的不同部门都是常见的现象。大家似乎都默认了这种现象就是正常管理的结果,也没有动力去改变了。新项目又要进行了,新年度的计划又要拟定了,那就继续这样吧,大家又是按公司的要求挤出时间拟定出新的计划,然后又是完不成,又是拖延落后。

 

该怎么办呢?要怪管理者和同事理念偏差吗?


如果要彻底改观,该怎么办呢?

 

众所周知,计划是管理的开始,然而,在赢咖5平台中,计划无法如期完成却是经常发生的事情,我们大多数管理者把这种情况归结于“工作态度不佳”,缺乏主观能动性。事实上,它往往是缺乏计划和控制的知识,而非观念问题。计划无法如期完成是控制(Control)的问题,所谓控制,是把计划、指示、标准等等与实绩做个比较,如果发现计划与实绩之间的差距,就对那个差距加以修正。

 

想把控制工作做好,就需要做到以下四个要点,具体如下:

 


一、设置标准

 

设置标准,必须把概念性的工作描述转化为理性的要求,即把“语文题”转化为“数学题”。具体地说,就是要把工作详细分析后加以细分,以便一一的比较。说到底,必须把时间的颗粒度变小,实现精细化的管理。例如:交代一件工作时,不能简单一句话说:“这件事你弄一下,去搞一下吧。”

 

如果要让实绩容易测量和对比,必须改用下面的说法:“上午8点到10点,要完成什么事情,要达到多少程度。然后从10点到12点,完成什么事情。剩下的部分必须在下午的3点前完成。”可见,制订计划或是下达指示,如能像这个例子,以数字做细密的表现,让时间颗粒度尽量缩小,计划本身就可以成为很好的工作标准。

 


二、把握实绩

 

我们每天上班时,从走出家门到车站之间,往往要看几次时间,心想:“还剩下五分钟,不走快一点就搭不上这一班车了!”我们通常都以这种方式来调整走路的速度,如果不看表,慢条斯理地走,就会造成一到车站“车已开出”的现象。


制的道理与此如同一辙。进度与标准之间的差距,必须尽早有所把握,要做到这个地步就得想出“尽早掌握情况”的办法。

 

这个在管理上,说的就是过程可视化,要有及时提醒或可视化的管理工具,让工作的进展情况和完成时限自我提醒或及时跟进、追踪的功能

 


三、分析实绩

 

以上面的例子来说,判断的方法应是:“走到杂货店面前,如果离公交开出的时间还有五分钟,走路的速度可以照旧,要是走到豆浆店门前,离公交开出的时间还有五分钟,那就要加快步伐……。”

 

控制的道理也是如此,标准与实绩之间的差距,必须类似方式加以分析。这时候差距的判断要有明确的基准。点说起来,就是要设立里程碑(关键步骤或节点)我们所有项目性的工作,要有分明的“段落”,不能冗长到毫无停下来的意思,这样往往会造成计划失控。

 


四、采取必要的改进措施

 

采取应有的措施,必须像早期发现疾病、早期治疗,愈早愈好。

 

当我们发现新品研发的进度落后而跟不上计划时,就要从最重要的“点”入手,依序采取应有的措施。

 

首先,思考“计划为什么会拖延”的原因,然后再对那个原因加以分析。

 

例如:“在某个新品的技术研发方面,费了太多想象不到的时间。”当我们分析原因之后,就会产生很多类似的理由。这些理由中,能够即刻处理的就应该立即加以解决,并且指导具体人员:“解决当前问题之后再去拟定下一个计划。”

 

计划是推动工作开展的开始,它也包含目标和方向,在制订工作计划的同时,也要懂得“计划控制”,当一件工作完成之后,我们必须养成反省的习惯。只要能够反省,就能不断改善,获得进步。

 

说到这里,我们明白了,计划拖延,无法如期完成,就必须持续保持“PDCA的循环管理”,持续做好“计划—执行—检讨—改善”,让这个循环形成一个加速度的“飞轮”,如此的增长飞轮,就形成了组织过程资产,你的今天和明天有关,和后天有关

 

最后,掌握了控制(Control)的知识,剩下的就是应用,这个应用要靠训练,开始的时候要建立习惯很难,但是你如果要提升自己和团队,干嘛不试试呢?使命必达!


作者:陈招贵,赢咖5平台管理咨询有限公司 总经理

—THE END—

 


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